Arquivo Público Municipal trabalha na definição da Tabela de Temporalidade de Documentos

Tabela é o instrumento que define o período de tempo que documentos devam ser mantidos em arquivo. Hoje, o Arquivo Central ocupa dois barracões e abriga cerca de 1,5 milhão de documentos

Você sabe quantas caixas de arquivo são necessárias para cobrir completamente o gramado do estádio do Maracanã, colocando-as de forma organizada uma ao lado da outra? Se para esmagadora maioria das pessoas é quase impossível ter essa informação de cabeça, a chefe da Divisão do Arquivo Público e Histórico Municipal da Prefeitura de Sorocaba, Andrea Almeida tem essa resposta na ponta da língua. “São necessárias 130 mil caixas de arquivo”, crava ela na resposta. E essa precisão e firmeza na resposta vêm do dia a dia do trabalho da equipe do Arquivo.

E é essa a quantidade aproximada de caixas de arquivo que a Prefeitura de Sorocaba mantém em seu Arquivo Central. Nele estão guardados aproximadamente 1,5 milhão de documentos, ocupando dois barracões alugados pelo Município na Vila Hortência e que, juntos, têm perto de cinco mil metros quadrados de área.

A precisão do cálculo feito pela representante da Divisão do Arquivo Público e Histórico, vinculada à Secretaria da Administração da Prefeitura revela, entretanto, uma preocupação. A necessidade de se sensibilizar todas as demais secretarias para que se consiga agilizar a classificação documental. É preciso que se estabeleça o tempo de guarda desses documentos, e isso só será possível com o efetivo envolvimento dos Chefes de Divisão de cada secretaria, que compõem a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA). Cabe a eles definir a temporalidade da guarda dos documentos das secretarias onde atuam.

“É isso o que estamos buscando junto aos secretários, o engajamento de todos nesse esforço para classificar a documentação, de modo a organizar o espaço do Arquivo  Central, descartando documentos que tenham cumprido seu prazo de temporalidade, e adequando a guarda daqueles que devem ser mantidos de forma permanente, pelo seu caráter histórico ou probatório”, relatam Andrea Almeida e a Chefe de Seção do Arquivo Central, Héllen Baldo. Elas se mostram preocupadas com a questão do espaço físico para guardar tantos processos.

Andrea explica que tudo o que tramita oficialmente na Prefeitura, a partir do Protocolo Geral, gera um processo que, em algum momento será formalmente encerrado e irá para o Arquivo Central. “Queremos orientar a todos, qual a real importância na criação de novos documentos, de modo que estes não sejam criados desnecessariamente, onerando os cofres públicos, com uso equivocado de tempo, recursos humanos e de espaço”, destaca.

A responsável pelo Arquivo Público lembra que diferentes documentos devem ser mantidos arquivados por diferentes períodos. “Isso pode variar de zero até a guarda permanente. Alguns documentos podem ter importância histórica e existe um Comitê Histórico para avaliá-los e avalizar a necessidade de sua perpetuação nos arquivos do município”, revela. A estimativa do setor é a de que, no âmbito da Prefeitura, existam cerca de 800 tipos diferentes de documentos.

Tabela de Temporalidade

No último dia 22 de janeiro, a Imprensa Oficial do Município publicou uma Tabela de Temporalidade onde estão classificados 180 tipos documentais, estabelecendo o tempo que eles devem ser guardados e preservados no Arquivo Central. Dependendo do documento, ele pode precisar ser mantido, por períodos diferentes, ou mesmo permanentemente. Esses 180 tipos de documentos, entretanto, representam menos de 25% do total de 800 diferentes tipos estimados que existem na Prefeitura.

“Nossa intenção agora é tentar intensificar esse trabalho de classificação dos variados tipos de documentos. Para isso, entretanto, precisamos da colaboração de todas as Secretarias. São elas, por meio dos seus Chefes de Divisão (CADA) que têm os critérios e parâmetros para estabelecer a importância dos documentos e dizer para nós por quanto tempo aquele tipo de documento precisa ser arquivado”, explica a Chefe da Divisão do Arquivo Público e Histórico Municipal.

Andrea Almeida esclarece que qualquer documento produzido no âmbito da Administração Pública Municipal só pode ser descartado (eles são triturados) com a definição da sua temporalidade. Esse descarte precisará obedecer os prazos estabelecidos na Tabela. Ou seja, um documento  arquivado hoje e que, a Tabela de Temporalidade preveja sua manutenção por 3 anos no Arquivo Central, por exemplo, só poderá ser fisicamente descartado em 2023. “Por isso é importante essa mobilização pela composição integral dessa Tabela. Ela vai proporcionar ao Arquivo Central cuidar melhor dos documentos de cada Secretaria. Mas, para isso, precisamos da colaboração de todas elas”, finaliza.

Arquivo Público Municipal trabalha na definição da Tabela de Temporalidade de Documentos